A részlegek létrehozásának még önmagában nem, de a hozzájuk kapcsolódó felhasználói jogok kialakításának alapfeltétele a termékkulcshoz tartozó jogosultságok közül a felhasználó-kezelés. A részlegek létrehozása és a felhasználói jogosultságok beállítása rendszergazda jogosultsághoz kötött. A törzsadatok részlegbe sorolásához elegendő lehet a törzsadatok szerkesztése és helyszínek szerkesztése jogosultság, amennyiben a felhasználó rendelkezik jogosultsággal a megfelelő törzsadatokhoz. Ajánlásunk szerint azonban célszerű a teljes folyamatot – a részlegek és a hozzájuk kapcsolódó jogosultságok kialakítását – egy rendszergazda jogosultsággal rendelkező személy kezében összpontosítani.
A törzsadatokhoz való jogosultság felhasználói szintű beállítása az alábbi lépések segítségével valósítható meg: