A részlegek és jogosultságok használata választható lehetőség, érdemes körültekintően megfontolni, hogy az adott cég esetében milyen előnyökkel jár alkalmazásuk. Igény esetén munkatársaink segítséget nyújtanak ebben.

A részlegek és jogosultságok használata esetén javasoljuk, hogy az érintett törzsadattípusoknál minden törzsadat besorolásra kerüljön valamilyen részleg alá, tehát ne maradjon részlegeken kívül álló törzsadat. Bár ez nem kötelező feltétel, de célszerű így szervezni az adatokat az átláthatóság és egyértelműség kedvéért. (Így nem lesz megtévesztő a programba beépített "Összes részleg" elnevezésű részleghez adható jogosultság sem, mely nevében ugyan arra utal, hogy a jogosultság valamennyi részleg alá besorolt törzsadatra vonatkozik, tartalmában azonban valójában az összes törzsadatot jelenti, függetlenül attól, hogy részlegbe vannak sorolva vagy sem.)

A helyszíneknél több, előre beépített csoport került a programba (pl. Telephelyek, Táblatérképek). Javasoljuk, hogy ezeket a csoportokat ügyfeleink minden részleg alatt külön-külön hozzák létre, mivel ezek a csoportok nem helyezhetők át részleg alá.

Abban az esetben, ha a cég a részlegbe sorolható törzsadattípusok közül nem az összesben kívánja részlegenként elkülöníteni az adatokat, hanem egyes törzsadattípusokat teljes egészében hozzáférhetővé szeretne tenni minden felhasználó számára, érdemes létrehozni egy olyan részleget, mely ezen törzsadattípusok minden adatát tartalmazza. Így a felhasználói jogosultság beállításakor a kívánt részleg mellett ezt a közös, minden felhasználó számára egyaránt elérhető adatokat tartalmazó részleget is meg lehet adni.

Tételezzük fel például, hogy egy cég úgy szeretne jogosultságot adni felhasználóinak, hogy a helyszínekhez minden felhasználónak egyforma hozzáférése legyen, viszont az összes többi érintett törzsadattípusnál szervezeti egységenként elkülönüljön a hozzáférés. Ilyenkor minden szervezeti egység számára létre kell hozni egy-egy részleget (pl. SZE1, SZE2, stb.), melybe besorolásra kerülnek az adott szervezeti egységhez tartozó adatok, a helyszínek kivételével valamennyi törzsadattípusnál. Ezen kívül készíteni kell még egy részleget (pl. Összes helyszín), mely tartalmazza az összes helyszínt. Ezt követően a felhasználói jogosultságok beállításakor minden felhasználó jogosultságot kap a saját szervezeti egységének megfelelő részleghez (SZE1 vagy SZE2, stb.) és az Összes helyszín nevű részleghez.